Mnoho z nás si myslí, že archivace je zbytečný krok, pokud jde o naše e-maily. Většina našich kolegů zde to ani nedělá. Raději nechávají své příchozí e-maily ve své doručené poště a pomocí možnosti „Označit jako přečtené“ a dalších příznaků označují akce, které je třeba u příchozích e-mailů provést. Nejběžnější odpovědí na nearchivaci, kterou jsme slyšeli, je „Chovám své e-maily v doručené poště, abych je mohl snadno najít“.
Archivace e-mailů usnadňuje správu vašeho času a poskytuje určitou strukturu. Když archivujete e-maily, které jste dokončili, zůstane vám čistá doručená pošta s e-maily, které si zaslouží vaši pozornost. Bez nepořádku! Už žádné ztráty důležitých e-mailů. V tomto příspěvku vám ukážeme průvodce krok za krokem, pomocí kterého můžete nastavit svou archivní poštovní schránku a také automaticky archivovat vaše e-maily.
Krok 1. Otevřete svou poštovní aplikaci a klikněte na Schránka> Nová schránka
Krok 2 Určete název nové poštovní schránky a v rozevíracím seznamu vyberte umístění. Doporučujeme použít jako umístění „Na mém Macu“ a vhodně jej pojmenovat. Jako název složky v tomto příkladu použijeme ATB_Archive.
Krok - 3 Jakmile to nastavíte, poštovní schránka je vám k dispozici na levé straně podobně jako kterákoli jiná poštovní schránka a své e-maily můžete přetahovat ručně, jakmile s nimi skončíte.
Krok - 4 Nyní přichází zábavná část automatizace procesu archivace pomocí pravidel. Je to docela jednoduché, jakmile se dostanete na kloub.
Krok - 5 Klikněte na Pošta> Předvolby. Klikněte na Pravidla a vyberte Přidat pravidlo
Krok –6 Určete složku poštovní schránky, kterou jste vytvořili v kroku 2.
Krok - 6 Pojmenujte pravidlo v poli popisu a přidejte podmínky. Můžete přidat podmínky, jako je e-mail starší než dva týdny. Stisknutím tlačítka + přidejte další podmínky. Zde můžete získat docela konkrétní informace, například „Všechny e-maily od odesílatele x nebo odesílatele y“ se nearchivují. Uložte si pravidla.
Krok - 7 Vyzkoušejte to a jste hotovi. Jakmile e-maily ve vaší doručené poště splňují pravidla, která jste nastavili, vaše pošta je automaticky přesune z vaší doručené pošty do místní složky archivu, kterou jste nastavili.
Někdy jsou to jednoduché věci, díky nimž jsme produktivnější. Pokud jste někdy otevřeli schránku a cítili, že potřebujete něco k pití, nejste sami. Vyzkoušejte funkci automatické archivace a zkontrolujte si ji sami!
Vítejte v nepořádku dní doručené pošty zdarma!
